ビジネスマナー☆電話対応

新入社員の2日目の出来事は今でもとても良い教訓となっています。

支店の人から朝の9時ごろに電話がきて対応した私は

その一時間後にセンパイに


「今年の新人は生意気だ、と言われたぞ！」

と言われました。

私はそんなつもりはなく丁寧に対応したつもりだったのですが、
声が低く、淡々と話していたため無愛想に聞こえ、
相手に不快感を与えてしまったようです。

この電話を機にどういう電話応対が
相手にとって何が良いかということを考えて話すようになりました。

相手に良い印象を与えるために大切なことは、

１、「爽やか・明るさ・いつもより一つ高い声を出す」

電話は相手の顔が見えず、
声だけが頼りになるのでいつもよりも明るく振舞わなければなりません。

ですので相手の聴覚に良い印象を持ってもらうために上記の3点を意識しましょう！

２、２コール以内にでる

よく3コールと言われますが、
先輩達に電話を取らせないように、
いや、取らそうという気すら起こさせないように素早くとりましょう！

今私の後輩は1コールで必ず出てくれているので
電話に反応せずに仕事に集中できるようになりました。（私が後輩を信頼した瞬間です☆）

３、メモをしっかりとる

「はい、○○会社です（でございます）」

自分の会社名（会社によっては、部署、自分の名前も言う）
を言ったときにはすでに片方の手にはメモ帳を用意していましょう！

電話先の方の会社名、名前、用件をメモる癖をつけ、他の人につなぐ時も

「○○会社の〜さんからです。」もしくは、
「〜の件でお話したいそうです」など

瞬時に情報を伝えられるように、
「すみません、もう一度御社名いただいてもいいですか？」

などと聞かないようにスムーズに対応できるようにしましょう！

４、電話を切るのは後

特に掛かってきた電話は
「お電話ありがとうございました」「失礼いたします」
などのあとにすぐに切らず相手が切るのを待ちましょう！

受話器の「ガシャン！」という音は不快に思われる方もいるでしょう！


自分が掛けた時はまあ良いでしょうが、

目上の方にかけたならそのときも相手が切るまで待つのが

さりげないビジネスマナーだと思います。


そしていつも丁寧にゆっくりと受話器をおくように常に心がけましょう！